En este artículo vamos a ver como de gestionan los Cobros y Pagos en nuestras Ventas y Compras.

Gestión de Cobros y Pagos

Para gestionar los Cobros y Pagos tenemos tres formas de contabilizarlos en función de los siguientes criterios:

1- Cobros/pagos directos individuales​: cuando el pago/cobro de cada factura se ha realizado de manera​ individual​.

2- Cobros/pagos directos agrupados​: cuando recibes o realizas el cobro/pago de ​dos o más facturas​ en un solo movimiento de banco o caja.

3- Remesas al cobro / Remesas al descuento​: genera el fichero que solicita el banco para la emisión de las remesas.

3.1.- Creación de Remesas.

3.2.- Confirmación de Remesas.

Antes de empezar, debemos asegurarnos de que tenemos las formas de pago creadas correctamente. Para acceder a las formas de pago podemos hacerlo desde el módulo de Maestros de gestión​, en el submódulo Formatos de pago/cobro y hacer clic en la opción Formas de Pago.

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Por ejemplo, si deseamos realizar un cobro por transferencia, en la ficha, debemos tener asignado un banco de previsión​ donde se realizarán los movimientos y tener marcado el checkbox transferencia​.

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Este banco de previsión irá asociado a una cuenta bancaria. (Para más información hacer clic en el link: Creación de Formas y Condiciones de Pago).

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También es importante que cada cliente tenga asignado una forma de pago y un banco de previsión donde se realizarán los movimientos, ya que de lo contrario el programa no permitirá realizar el registro de cobro/pago.

Ahora que ya tenemos las formas de pago creadas y asignadas, empezaremos a explicar la manera de contabilizar los cobros y los pagos.

Esto lo harás en la cartera de cobros/pagos​ que se encuentra dentro del ​Módulo de Ventas o Compras​, respectivamente.

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1- Cobros/pagos directos individuales

Para contabilizar los ​cobros directos individuales​, debemos ir a la opción cartera de cobros.

Una vez dentro, nos aparecerá una lista con todas las facturas que tengamos en nuestros registros tanto si han sido cobradas como si no.

Nos aseguraremos de que los campos ​Desde fecha vto​ y Hasta fecha vto​ sean correctos.

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En la columna Estado, podemos filtrar por el estado que más nos interese.

Por ejemplo, si únicamente deseamos conocer aquellas facturas que están pendiente de cobro, haremos clic en la flecha del filtro para que se nos abra el desplegable y marcaremos el checkbox de Pendiente​, para finalizar haremos clic en el botón azul de Visto (1).

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También podemos filtrar, por nombre, importe, forma de pago, etc.

Lo podemos hacer en cada una de las columnas o desde el botón Filtrar (2).

Además, podemos tener varios filtros a la vez. (Para más información sobre los Filtros hacer clic en el link: El entorno QuartUp, y leer el apartado-6).

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Después de aplicar el filtro Pendiente, obtendremos la lista de todos aquellos clientes que tienen carteras pendientes de ser cobradas.

Nos aseguraremos de que los importes, forma de pago, banco de previsión y fecha de Cobro directo sean correctos, ya que una vez marcado el cobro no podremos realizar más cambios.

Para marcarlas como cobradas, debemos hacer clic en el checkbox de Cobro directo (3), el cual pasará a ser de color gris.

La única manera que tendríamos para poder modificar la factura sería deshaciendo el Cobro directo haciendo clic en el checkbox de Borra Cobro directo (4), haríamos el cambio y luego volveríamos a hacer el Cobro directo haciendo clic en el checkbox.

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El estado de cartera de esta factura ha pasado de Pendiente a Cobrado directamente (Etiqueta contabilizado).

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Para el proceso de contabilización de pagos los pasos a seguir son los mismos, lo único que cambia es que se realizarán desde el Módulo de compras.

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2- Cobros/pagos directos agrupados

Para contabilizar los​ cobros directos agrupados, hemos de hacer clic en la opción cobros directos, del submódulo cartera de cobros del módulo de ventas.

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Una vez dentro debemos crear un nuevo documento y rellenar los campos de los datos de la cabecera:

– Cliente​: en este campo debemos introducir la cuenta del cliente de quien vamos a recibir los cobros. En caso de querer contabilizar facturas de diferentes clientes, hemos de dejar el campo en blanco.

– Banco​: cuenta del banco donde se producirán los movimientos. Se trata de un campo obligatorio. Hemos de asegurarnos de que esta cuenta coincida con la cuenta de previsión que tiene asignada el cliente, ya que de lo contrario, no nos aparecerá nada en el listado.

– Los campos Documento, Clave concepto y Concepto son informativos y opcionales. Una vez hemos rellenado estos campos y hemos hecho clic en el botón Grabar, nos aparecerá la lista de facturas pendientes de cobro de ese cliente y nos asignará un número al Cobro directo.

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Debemos añadir las facturas que deseemos dar por cobradas con el botón “+” (5) y posteriormente hacer clic en el botón grabar de la línea de documento (6). Captura de pantalla 2015-06-02 a las 11.56.58  

Este procedimiento lo que hace es crear un único asiento de cobro.

El estado de estas facturas también pasará de Pendiente a Cobrado directamente.

Para el proceso de contabilización de pagos agrupados los pasos a seguir son los mismos, lo único que cambia es que se realizarán desde el Módulo de compras.

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3- ​Remesas al cobro / Remesas al descuento

También podemos gestionar los cobros mediante Remesas. Tenemos de dos tipos:

Remesas al cobro:  el banco te da el dinero al vencimiento de las facturas menos una comisión por las gestiones.

Remesas al descuento:  el banco nos paga ahora y nos cobra los intereses hasta el día del vencimiento y los gastos de gestión.

Hemos de saber si el cliente va a trabajar al cobro o al descuento y la Norma que utilizan.

Además, para hacer correctamente las remesas hemos de:

– tener asignada la domiciliación bancaria en el cliente.

– tener marcado el checkbox de remesable, en las Formas de Pago que lo sean.

– tener las Formas de Pago con el Banco asignado.

3.1.- Creación de Remesas.

Primero hemos de crear la Remesa, crearemos una remesa al cobro de ejemplo.

Para ello en el módulo Ventas, dentro del submódulo Cartera de cobros, haremos clic en la opción Remesas al cobro.

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Haremos clic en el botón Nuevo y en la página que se nos abre asignaremos los campos:

Banco/Caja: a través del cual pasaremos la Remesa. Hemos de asegurarnos de tener la ficha del Banco bien informada, es decir, asignada a su cuenta contable, con el Iban y el código de sufijo bancario el cual nos lo proporciona la entidad bancaria (si no lo tuviéramos pondremos 000). Estos datos son obligatorios.

Norma remesa: haremos clic en la flecha del campo para que se nos abra el desplegable y elegiremos la Norma que necesitemos.

Actualmente, con la nueva normativa europea entrada en vigor en Febrero de 2016, los bancos solo admitirán el formato .XML, para tramitar las remesas. Por tanto, se habrán de utilizar los formatos en .XML, normalmente, la que se utiliza es la Norma: 20022 SEPA XML (CORE) básico.

Captura de pantalla 2016-05-03 a las 11.32.27Los campos Documento, Clave concepto y Concepto, son opcionales e informativos.

Haremos clic en el botón Grabar, el programa nos asignará un número de remesa y se nos abrirán las lineas de documentos con los vencimientos que podemos remesar de ese Banco.

Si quisiéramos remesar de todos los Bancos activaríamos el botón Cartera posible de todos los Bancos haciendo clic en él.

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Una vez que se nos han abierto todas las lineas de vencimiento, añadiremos las que queremos remesar con el botón “+” y posteriormente haremos clic en el botón grabar de la línea de documento.

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Ya tendremos hecha la remesa, ahora tenemos que descargar el fichero .XML haciendo clic en el botón Descargar archivo Remesa.

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Se nos abrirá una pantalla emergente y se nos descargará el archivo .XML que guardaremos para enviar al Banco.

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Para ver como nos quedan los cobros en la cartera, una vez hemos hecho la remesa, haremos clic en la opción Cartera de Cobros en el submódulo Cartera de Cobros del módulo de ventas.

En la lista de la cartera de cobros podemos ver que nos aparece la etiqueta Remesado en los vencimientos de las facturas de las cuales hemos creado la remesa.

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3.2.- Confirmación de Remesas.

Cuando queramos contabilizar el cobro tendremos que hacer clic en la opción Confirmación de Remesas al cobro.

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Haremos clic en el botón Nuevo y crearemos la confirmación.

Pondremos en el campo Banco/ Caja el Banco por el que hemos hecho la remesa y haremos clic en Grabar para que se nos abran los vencimientos a confirmar de ese Banco (los campos Documento, Clave concepto y Concepto son opcionales).

El programa nos dará un número de confirmación automáticamente y se nos abrirá la lista con los vencimientos de ese Banco que tenemos para confirmar.

Como antes escogeremos las líneas que nos interesen, grabaremos en la línea y ya tendremos confirmado y contabilizado el cobro.

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Si ahora vamos a la cartera de cobros veremos que los dos vencimientos ya los pone como contabilizados.

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Para el proceso de creación de remesas al descuento los pasos a seguir son los mismos que los explicado en las remesas al cobro. Solo que lo haremos desde la opción Remesas al Descuento y teniendo en cuenta al introducir los datos que es al descuento.

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