En este artículo vamos a ver todo el proceso de entrada de una venta desde que entramos el presupuesto hasta el cobro de la factura.

Veremos los siguientes pasos:

  1. Creación de Presupuesto de Venta.
  2. Creación de Pedido de Venta.
  3. Creación de Albarán de Venta.
  4. Creación de Factura de Venta.
  5. Gestión del cobro de la Factura de Venta.

Proceso de entrada de Ventas.

Creación de Presupuesto de Venta

Para iniciar el proceso de entrada de ventas empezaremos por crear un Presupuesto de venta que podremos entregar al Cliente o posible Cliente (Lead).

Haremos clic en el módulo de Ventas (1) o bien haremos  clic en el menú superior Módulos para abrir el desplegable y haremos clic en el módulo Ventas (2).

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Una vez dentro hemos de ir al submódulo Preventas y clicamos en él para abrir el desplegable. Dentro del desplegable hacemos clic en la opción Presupuestos de venta y entramos en ella.

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En la opción Presupuestos de venta hacemos clic en el botón Nuevo.

Rellenaremos los campos Cliente al que vamos a hacer el Presupuesto de venta (que ya habremos introducido anteriormente), Fecha del documento (sale por defecto la fecha del día que se realiza el documento, pero se puede modificar) y Fecha de validez del documento.

También podremos poner los campos Vendedor (persona que atiende en la tienda) y Referencia que le demos a este Presupuesto de venta (es opcional).

Por último, haremos clic en el botón Grabar (3) o bien Intro en el teclado.

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Así Quartup nos asignará un número en el campo Presupuesto de venta (4) automáticamente y se nos abrirán las líneas de documento para introducir los artículos.

Rellenamos los campos Artículo y Cantidad, al tener ya definido el precio y los descuentos en la ficha del artículo el programa nos los asigna directamente (si no los tuviéramos definidos o quisiéramos asignar otro precio podemos introducir manualmente los campos).

Para que nos aparezca otra línea de documento para poner otro artículo sólo hemos de grabar la línea de documento que hemos introducido. Podemos hacerlo haciendo clic en el botón Grabar de la línea de documento (5) o bien Intro en el teclado.

Si nos hemos equivocado y queremos borrar una línea de documento solo hemos de hacer clic en el botón de Borrado (6) (circulo rojo con una x).

La línea de documento se nos pondrá en blanco y para acabar el borrado sólo hemos de hacer clic en el botón Grabar de la línea de documento y desaparecerá.

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Una vez creado el Presupuesto de Venta si salimos de esta pantalla podremos ver como ya se ha creado (7).

Podemos ver que en su título de columna Estado nos sale creado con la etiqueta Pendiente.

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Creación de Pedido de Venta

Para seguir con el recorrido de ventas, cuando el Cliente nos ha aprobado el Presupuesto de venta, hemos de hacer el pedido para ese presupuesto. Para ello podemos hacerlo de dos maneras:

1- Si queremos hacer el Pedido de venta únicamente de ese Presupuesto que nos han aprobado, lo podemos hacer fácilmente con solo Traspasarlo a Pedido. Para ello entramos en el Presupuesto que queremos Traspasar (en nuestro ejemplo es el Presupuesto-10) y hacemos clic en el botón Traspasar a Pedido venta (8).

Se nos abrirá otra pantalla (9), donde podemos Traspasarlo directamente haciendo clic en el botón Traspasar (10).

También podemos dejar marcado, como en el ejemplo, el checkbox de Solo cantidades en stock entonces el programa solo nos traspasará las cantidades que tenemos en stock, las que no tengamos se quedarán con la etiqueta Pendientes en el Presupuesto de venta, nos pondrá el % que se ha traspasado de ese Presupuesto y el resto se quedará a la espera de poder traspasarlo.

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Al hacer clic en Traspasar se nos abre otra pantalla con el nuevo Pedido de Venta que se nos ha creado (en nuestro ejemplo Pedido de Venta-13), donde como tenemos stock nos ha traspasado todas las unidades de todos los artículos.

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Ahora si vamos a la opción Presupuestos de venta veremos como en el listado de Presupuestos de venta, el Presupuesto de venta-10 nos pone que ha sido Traspasado.

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Si vamos a la opción Pedidos de Venta podemos ver que el Pedido de venta-13 está con la etiqueta Pendiente y lo podremos traspasar a Albarán o Factura de venta, según convenga, y en el título de columna Trazabilidad podemos ver que viene del Presupuesto de venta-10.

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También puede pasarnos que un Presupuesto de venta no necesitemos traspasarloPedido de Venta, sino que necesitemos el Albarán de venta o sólo la Factura de venta, en ese caso haremos clic en el botón Flecha (al lado del botón Traspasar a Pedido venta), se nos abrirá el desplegable y haremos clic en la opción que necesitemos.

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2- La segunda manera de poder hacer el Pedido de venta es agrupando varios Presupuestos de venta del mismo Cliente.

Haremos clic en  la opción Pedidos de venta para entrar y haremos clic en el botón Nuevo.

Rellenaremos los campos Cliente (al que vamos a hacer el Pedido de venta), Fecha del documento (sale por defecto la fecha del día que se realiza), Fecha entrega solicitada y Fecha entrega prevista.

También podremos poner los campos Vendedor y Referencia (si le damos una a este Pedido de venta, es opcional). Por último, haremos clic en el botón Grabar o bien Intro en el teclado.

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Se nos abrirán las líneas de documento y en la sección Detalle activaremos el botón Preventas que se nos quedará de color anaranjado.

 

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Nos aparecerán todas las líneas de documentos de ese Cliente que tenemos en los Presupuestos de venta  y que aún no han sido traspasados a Pedidos de venta.

Escogeremos las líneas de documento de los artículos que queramos incluir en el Pedido de venta, haremos clic en el botón “+” (11) situado a la derecha de la línea de documento.

En este ejemplo vamos a escoger las 4 unidades del Artículo 242532 que pertenecen a dos presupuestos de venta distintos, hacemos clic en el botón + y podemos ver que nos pone un 1 y un 2 en las líneas de documento que hemos escogido.

Para finalizar haremos clic en el botón Grabar situado en la línea de documento o bien Intro en el teclado.

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Al grabar, las líneas de documento que hemos escogido se nos pondrán en blanco, eso quiere decir que esas líneas de documento son las utilizadas para crear el nuevo Pedido de Venta.

 

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Si salimos de la pantalla veremos que se nos ha creado un Pedido de Venta nuevo (el número 13) que está con la etiqueta Pendiente.

En el título de columna Trazabilidad podemos ver que viene de dos Presupuestos de venta distintos (el 8 y el 10) y que del Presupuesto-10 se ha traspasado el 50 % ya que como vimos antes en el ejemplo no lo traspasamos todo.

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En este punto nos hace falta decir que también podemos hacer un Pedido de venta directamente sin que venga de ningún Presupuesto de venta. Solo hemos de crear un Pedido de venta nuevo y vamos añadiendo los artículos que queramos en las líneas de documento haciendo clic en el botón Grabar de la línea de documento.

Si queremos ver qué ha sucedido con nuestro Artículo 242532- Mac Mini de ejemplo del cual hemos hecho el pedido de venta haremos clic en el módulo de Maestros de Gestión y en el submódulo Artículos de Compra/Venta abrimos el desplegable y hacemos clic en la opción Artículos.

Buscamos este Artículo 242532- Mac Mini y hacemos clic en él. Veremos en el apartado Stock de almacenes que tenemos 49 unidades físicas de este artículo4 unidades pendientes de salir de nuestro almacén que son las 4 unidades que tenemos en nuestro Pedido de venta y por lo tanto Disponibles para hacer otros pedidos nos quedan 45 (Stock Físico-Pendientes de salir).

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Creación de Albarán de Venta

Ya tenemos el Pedido de venta y siguiendo el recorrido de venta ahora tenemos que ir al Albarán de Venta, podemos  traspasarlo directamente desde el Pedido de venta y lo haremos igual que con el Traspaso de Presupuesto de venta a Pedido de venta. También aquí, como hemos visto antes, si no queremos o no necesitamos un Albarán de venta podemos traspasar directamente a Factura de venta.

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De la misma manera que antes hemos hecho con los Presupuestos de Venta, podemos agrupar dos o más Pedidos en un Albarán de venta y lo haremos igual que lo explicado anteriormente para agrupar Presupuestos en un Pedido de venta, con la única diferencia que ahora en la sección Detalle podemos activar el botón Pedidos o el botón Preventas (Presupuesto) para poner las líneas de documento de los artículos que necesitemos de ese Cliente.

También podemos crear un Albarán de venta directamente sin que haya Presupuestos o Pedidos anteriores.

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Creación de Factura de Venta

Siguiendo el recorrido de la venta ahora nos toca pasar de Albarán de venta a la Factura de venta. Igual que anteriormente podemos traspasar directamente a Factura de venta desde el Albarán de venta

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o agrupar Albaranes de venta creando una Factura de Venta o crear una Factura de venta directamente sin tener asociada ningún otro documento.

El mecanismo es el mismo que el explicado anteriormente, la única diferencia es que ahora en la sección Detalle podemos hacer la Factura de Venta de los Albaranes, Pedidos o  Presupuestos (Preventas) asociados a ese Cliente.

Solo hay que activar el botón que nos interese para poder introducir las líneas de documento.

Una vez que tenemos creada la Factura de venta hemos de gestionar su cobro.

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Pero antes vamos a ver en este punto que ha pasado con nuestro Artículo 242532- Mac Mini. Si vamos al artículo veremos que en el almacén ALM han salido esas cuatro unidades que estaban como Pendientes de Salir y ya no están en Stock Físico porque han salido de nuestro Almacén.

Como ya no hay ningún Pedido de Compra ni de Venta en proceso no tenemos ninguna unidad pendiente de entrar ni de salir y tenemos todas las unidades Físicas (45) disponibles.

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Gestión del cobro de la Factura de Venta

Una vez visto que ha pasado con nuestro artículo vamos a gestionar el cobro de esa Factura de venta. Para ello en la sección Cartera de Cobros, rellenaremos todos los campos (Fecha vencimiento, Forma de Pago, Banco) y cuando hemos cobrado la factura haremos clic en el botón de Cobro directo para darlo como cobrado, entonces directamente en el campo Fecha de Cobro directo se nos asigna el día en que se ha realizado el cobro.

Si está hecho el Cobro directo el cuadrado nos aparecerá en color gris.

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Podemos salir de la factura y veremos que esa factura (en nuestro caso la 13) nos sale con la etiqueta Pagada.

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