Con el Sistema de Comunicaciones de Quartup ERP tenemos la posibilidad de trabajar con distintas Cuentas de email de empresa y con distintas Plantillas de email de empresa a la hora de mantener comunicaciones por email con nuestros clientes y proveedores.
El Sistema de Comunicaciones de Quartup ERP sustituye al anterior sistema de envío de mensajes de email que funcionaba a través de la plataforma Webmail, que entre otras cosas, solo permitía la utilización de una cuenta de email por usuario, o no era compatible con cuentas de email definidas en Office 365.
Como configurar el Sistema de Comunicaciones
Para configurar este sistema, el usuario que lo tenga que realizar ha de ser “Administrador” del programa.
Se tendrán que crear Cuentas de email de empresa y Plantillas de email de empresa.
Las Cuentas de email de empresa las asociaremos a usuarios de Quartup y las Plantillas de email de empresa a los tipos de documentos.
Tanto para crear las Cuentas, como las Plantillas hemos de ir en Herramientas (Rueda dentada) a los Datos de empresa:
y en Maestros generales de la empresa, elegimos la opción de Cuentas de emails de empresa:
Hemos de dar al botón naranja de “Crear” para crear una nueva Cuenta de email:
En la nueva pantalla tenemos que configurar los datos del servidor SMTP (1) del mail que vamos a usar y las opciones de envío de correo (2), también podemos añadir una firma en HTML (3):
Una vez configurada la cuenta de email hemos de asignarla al usuario de Quartup que la utilizará.
Iremos al usuario y en la sección de Servicios Web (4), en el campo Cuenta de E-mail (5) le pondremos el E-mail que hemos configurado para él.
A un mismo usuario de Quartup podemos asignarle más de una cuenta de email (cuentas de email permitidas) para que pueda utilizarlas a la hora de enviar los correos (elegir desde cual de ellas quiere hacer el envío de la comunicación).
Con la lupa (6) se puede escoger, entre los diferentes e-mails configurados, cuales ponemos al usuario. En la imagen esta configurado para que solo pueda usar el suyo:
Una vez configurada la Cuenta de E-mail y asignada al usuario, vamos a crear las Plantillas de E-mail de empresa para asignarlas a los tipos de documentos.
Igual que hicimos anteriormente, hemos de ir en Herramientas (Rueda dentada) a los Datos de empresa y en Maestros generales de la empresa, esta vez elegimos la opción de Plantillas de emails de empresa:
Podemos crear una nueva Plantilla haciendo click en el botón naranja de Crear.
En este caso vamos a revisar una existente. Las plantillas se asignan a tipos de documentos (pedidos de venta, pedidos de compra, albaranes de venta, etc.) podemos tener más de una plantilla por tipo de documento, es decir podemos tener varias plantillas para usar en los pedidos de venta y elegir la que queremos usar en el momento del envío:
Tenemos que asignar una cuenta de email por defecto, pero a la hora de enviar podremos cambiarla y elegir otra (en función de las que tenga el usuario asignadas).
En los campos de Título comunicación y Mensaje comunicación, podemos picar en el interrogante (?) del título y veremos diferentes tipos de opciones de variables que podemos utilizar en estos campos.
Por ejemplo, utilizando la variable $ORDER_NUMBER, Quartup cogerá automáticamente la numeración del documento que estamos enviando o la variable $CUSTOMER para el nombre del cliente:
Una vez hecha toda la configuración y hayamos recargado la sesión de usuario, para que se carguen las configuraciones en nuestro usuario, podemos acceder a un documento y al picar en el botón de Email ya no se abrirá el módulo de Webmail y se abrirán las comunicaciones:
En la pantalla que se nos abre, al hacer click en el botón de Email, asignamos una de las plantillas de email que tengamos disponibles para el tipo de documento (7), en este caso es un pedido de venta.
Podemos cambiar o añadir destinatarios en función de las cuentas de email que tenga registradas la cuenta del cliente.(8)
Incluso podríamos añadir Otros destinatarios manualmente (9) y/o quitar los destinatarios por defecto del cliente.
El contenido del Asunto y Contenido (10) depende de lo que hayamos puesto en la plantilla, pero también podemos modificarlo y si hubiera una firma en la cuenta de email la incrustaría debajo.
Para enviar el correo picamos en Grabar y ENVIAR email:
Después de recibir el mensaje conforme se ha enviado el email correctamente, en el propio documento podemos acceder al apartado de Comunicaciones y revisar el Histórico de envíos de comunicaciones vinculado al documento, también desde aquí mismo podríamos enviar más comunicaciones picando en Añadir:
Esta comunicación también queda registrada en la ficha de cliente en la sección de CRM y Comunicaciones, aquí veremos TODAS las comunicaciones que le hayamos enviado al cliente, tanto las enviadas desde documentos como las enviadas desde la propia ficha de cliente picando en Añadir:
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