Gestión Integral de Anticipos y Provisiones de Fondos
Conceptos legales, facturación y procedimiento operativo en Quartup ERP.
1. Conceptos Básicos
Pago Anticipado
- Definición: Importe abonado por un cliente a cuenta de una operación ya acordada y firme.
- Naturaleza: Es un pasivo. Representa la obligación de entregar el bien o servicio.
- Fiscalidad (IVA): Devenga IVA obligatoriamente al cobrar.
Provisión de Fondos
- Definición: Depósito para cubrir futuros gastos o suplidos en nombre del cliente.
- Naturaleza: Sigue siendo propiedad del cliente (es un depósito).
- Fiscalidad (IVA): No devenga IVA en la recepción inicial.
2. Normativa de Facturación
A. Factura de Anticipo (Inicial)
- Emisión: Obligatoria en el momento del cobro parcial.
- Concepto: Referencia clara al pedido (Ej: "Anticipo Pedido #123").
- Cálculo: Base Imponible + IVA (tipo impositivo de la operación final).
B. Factura Definitiva (Final)
- Detalle: Desglose real de artículos al 100% de su valor.
- Deducción: Línea negativa con la base del anticipo previo.
- IVA: Se liquida sobre el neto resultante.
3. Procedimiento en Quartup ERP
3.1. Registro en el Pedido de Venta
Para garantizar la trazabilidad, se añaden líneas de compensación que no alteran el total pero permiten facturar el anticipo.
- Línea [Anticipo] | Cantidad [+1] | Importe del anticipo.
- Línea [Anticipo] | Cantidad [-1] | Importe del anticipo.
- [Resto de productos reales del pedido]
- Línea [Anticipo] | Cantidad [-1] | Importe del anticipo.
- [Resto de productos reales del pedido]
3.2. Flujos de Gestión Disponibles
Opción 1: Cobro Contra Cartera (Gestión Diferida)
| Fase | Acción en Quartup |
|---|---|
| 1. Registro | Pedido con líneas +1 y -1 de anticipo. |
| 2. Cobro | Se registra el cobro directo contra la cartera del pedido (sin factura previa). |
| 3. Cierre | Albarán y Factura Definitiva. Las líneas +/- se anulan. Saldo minorado por el cobro. |
Opción 2: Factura Anticipo Inmediato (Recomendado)
Seguridad Fiscal
| Fase | Acción en Quartup |
|---|---|
| 1. Registro | Pedido con líneas +1 y -1 de anticipo. |
| 2. Factura 1 | Se factura solo la línea +1. Genera el pasivo en la cuenta 438. |
| 3. Factura 2 | Factura definitiva con productos reales y la línea -1 para descontar el anticipo. |
3.3. Contabilización del Pasivo (Cuenta 438)
Lógica Contable:
Al emitir la Factura 1, Quartup dirige la base imponible al Haber de la cuenta 438. Al emitir la Factura 2, la línea negativa realiza el cargo al Debe, saldando el pasivo automáticamente.
Asiento: Emisión de Factura de Anticipo
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 430000000 | Clientes | 1.210,00 | - |
| 438000001 | Anticipos de clientes (Base) | - | 1.000,00 |
| 477000000 | H.P. IVA Repercutido (21%) | - | 210,00 |
Asiento: Emisión de Factura Definitiva (Compensación)
| Cuenta | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 430000000 | Clientes (Saldo neto pendiente) | 2.420,00 | - |
| 438000001 | Anticipos de clientes (Cancelación) | 1.000,00 | - |
| 700000000 | Ventas de mercaderías (Total Bruto) | - | 3.000,00 |
| 477000000 | IVA (Sobre el diferencial) | - | 420,00 |